Dokumenten-
management

Für folgende Anwenderkreise
  • Kleine bis große Organisationen des Gesundheits- und Sozialwesens, mit zentraler oder dezentraler Struktur.
Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement – so wichtig wie nie

Unternehmen sind heute einer nie gekannten Informationsflut ausgesetzt. In diesem Kontext entsteht enormer Aufwand um die Daten zu klassifizieren, zu verarbeiten, abzulegen und gezielt wiederauffindbar zu machen. Und dies immer auch mit Hinblick auf gesetzliche Anforderungen. Mit unserem DMS-Produktportfolio unterstützen wir Sie, diese Aufgaben schneller, effizienter, sicherer und kostensparender zu lösen.

Sie starten bei der Systemrealisierung nicht bei Null, vielmehr sind für viele Themen bereits fertige Lösungspakete verfügbar. Ergänzt durch Ihre individuellen, spezifischen Anforderungen und bei Bedarf unter Einbindung von Drittsystemen, werden diese zu einer maßgeschneiderten ´Best Practice´-Lösung für Ihr Haus.

Gute Gründe für CGM DMS

Die CGM DMS-Lösungen ergänzen unsere Branchensoftware in den Bereichen AKUT, REHA und SOZIAL mit dem Thema Dokumentenmanagement - integriert wie standalone:

Elektronische Dokumentenverwaltung für einfaches und strukturiertes Arbeiten

Mit CGM DMS FAME, unserem standortübergreifenden Dokumentenmanagementsystem, können Sie Akten, Register und Dokumente mit Ihren Informationen einfach und übersichtlich in einem digitalen Ablagesystem strukturieren. Sie verwalten eingehende wie ausgehende Dokumente komfortabel, egal ob es sich um Emails, WORD-, EXCEL- oder PowerPoint-Dateien (elektronisch/papierbasiert) handelt. Auch Bilder und Videos finden ihren Platz in CGM DMS FAME. Eine Vielzahl weiterer Funktionalitäten rundet das Dokumentenmanagementsystem ab.

Dokumentengenerierung – effektive und einheitliche Dokumentengestaltung

Wir beschäftigen uns seit Jahren mit dem Thema Dokumentengenerierung und haben dafür mit CGM DMS FAME das richtige Werkzeuge entwickelt. Dieses lässt sich in Ihr Arbeitsumfeld einbinden, berücksichtigt bei der Erstellung den Kontext Ihres Dokuments mit der richtigen Selektion der notwendigen Bausteine und Stammdaten. Selbst individuelle Anpassungen können dabei, im Einklang Ihrer Unternehmensrichtlinien, ergänzt werden. Das Ergebnis ist eine effiziente und fachlich korrekte Dokumentengenerierung, die den Vorgaben Ihres Unternehmens und der Anforderung Ihres Kunden entspricht.

Dokumentenklassifizierung – die richtige Dokumentenart erkennen

Die Dokumentenklassifizierung ersetzt zu großen Teilen die manuelle Arbeit von Menschen, in der Bestimmung der Dokumentenart eines digitalen Dokuments und dies auf so einfache Art und Weise, dass in Belegleserprojekten mit einer Anzahl unterschiedlicher Dokumentenarten und ab einer gewissen Menge an Dokumenten die Dokumentenklassifizierung einfach mit dazu gehört. Große Unternehmen binden die Dokumentenklassifizierung bei einer digitalen Posteingangslösung mit ein. Kleinere Unternehmen finden einen gelungenen Einstieg über die Digitalisierung der Bestandsakten mit anschließender Volltexterkennung und maschineller Dokumentenklassifizierung.

Automatisierte Eingangsrechnungserfassung und -verarbeitung

Sie erwarten eine komfortable, zügige, automatisierte Erfassung Ihrer kreditorischen Eingangsrechnungen und Gutschriften? SMARTWAY BASIC entlastet Ihre Buchhaltung von zeitaufwändigen Routineaufgaben. Die kontierten Rechnungen werden gescannt und die ausgelesenen digitalen Rechnungsdaten an das Rechnungseingangsbuch CGM RECHNUNGSWESEN FS REBU PLUS übergeben. Der digitalisierte Beleg wird einfach oder gesetzeskonform (optional) archiviert und ist beim Buchungsbeleg CGM RECHNUNGSWESEN FS einsehbar. Die Weiterbearbeitung erfolgt im FS REBU Plus.

Eine zusätzliche Ausbaustufe ist das digitale, webbasierte Freigabeverfahren, das den Prozess der sachlichen Prüfung und Freigabe effizienter gestaltet und optional mit SMARTWAY INVOICE abgebildet werden kann. Mit SMARTWAY INVOICE hat Ihre Buchhaltung ab dem Tag des Belegeingangs direkten Zugriff auf die Belege und die Hoheit über das digitale Freigabeverfahren bzw. eine zeitnahe Liquiditätsplanung.

Archivierung - Revisionssichere Dokumentenspeicherung

In der elektronischen Archivierung kann die Dokumentenspeicherung schon früher erfolgen, als es analog möglich ist. Damit wird das digital archivierte Dokument im gesamten Geschäftsprozess verfügbar. Unsere Archivierung ist in unsere führenden Anwendungen integriert, so dass der Sachbearbeiter immer mit einem gültigen, gesicherten, elektronischen Dokument arbeiten kann. Die von uns eingesetzte Archivierung wird regelmäßig von einem Wirtschaftsprüfer testiert und rundet somit Ihre Sorgfaltspflichten gegenüber sachverständigen Dritten ab.

Manuelle Datenerfassung – denn Zeit ist Geld

So lange es Formulare und andere Informationsträger in sehr großer Stückzahl gibt, werden Informationen von Dokumenten auch manuell erfasst. Wir bieten Ihnen mit CGM DMS DCPA eine effiziente leicht zu implementierende Datenerfassungs- und Prozessapplikation.

Für unser gesamtes Lösungsportfolio gilt: ein kompetentes und projekterfahrenes Team begleitet Sie vom Erstkontakt, über die Konzipierungs-Workshops, bis zur Projekt-Realisierung und dem Support im laufenden Betrieb. In Abstimmung mit unseren Branchenexperten bieten wir Ihnen eine 360-Grad-Beratung und -Betreuung.

Ihre Kontaktperson

Reinhard Kramer
Vertrieb Dokumentenmanagement

+49 (0) 7355 799-500
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Dokumentenmanagement auf einem Blick:

Kernprozesse
  • Manuelle Datenerfassung
  • Automatisierte Belegerfassung
  • Dokumentenklassifizierung
  • Dokumentengenerierung
  • Dokumentenverwaltung
  • Archivierung
Highlights
  • Ordnung und Struktur in der Dokumentenverwaltung
  • Effizienzsteigerung bei täglichen Routinearbeiten
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch Auskunftsfähigkeit
  • Effizientere Geschäftsabläufe
  • „On demand“-Bearbeitung
  • Vollständigkeit und Sicherheit der Dokumente
  • Reduzierung des Papier-Archivraums
  • Vermeidung „Persönlicher Archive“

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